Vous êtes entrepreneur ? Vous travaillez certainement avec une équipe de collaborateurs. Ainsi, bien que le numérique et l’automatisation soient devenus de véritables tremplins pour l’entreprise, votre production dans la plupart de cas fera souvent intervenir des hommes, et aura ainsi besoin d’une fédération interne d’informations et d’équipes. Pour cela, la conception des processus de production se révèle comme une stratégie à exploiter absolument.

À cet effet, voici 6 raisons pour lesquelles vous devez absolument avoir des processus de production dans votre structure.

1. Avec un processus de production, vous êtes capable de vous dupliquer

Si vous travaillez par exemple avec une équipe de 6 à 10 personnes et sans processus, il est possible que toute l’information soit dans votre tête et que rien ne se fasse en votre absence.

Ainsi, vos collaborateurs ne sauront pas comment procéder ou encore chacun fera les choses selon sa propre compréhension et bonjour la catastrophe. Tout ceci ne vous avancera pratiquement en rien.

Par contre, avec un processus simple et clairement défini, doté de la liste de ce qui doit être fait, et comment cela doit être fait, les choses se feront très simplement sans vous, surtout les tâches d’exécution.

2. Avec un processus de production, vous serez capable de former les gens de votre équipe plus rapidement 

En cas d’absence de processus et d’une conservation de la totalité de  l’information dans votre tête ou sur un papier, vous serez obligé de former chaque personne individuellement. À cet effet, si vous formez la première personne et que l’information reste dans votre tête et dans la sienne, le risque encouru est que ce dernier ne retienne que 30 % de la formation (selon le principe du téléphone arabe).  Par la suite, s’il est chargé de former une deuxième personne, ce dernier risquera de ne retenir à son tour que 30 % de la formation reçue, soit 9 % des informations que vous aurez transmises dès le départ. 

Tout ceci étant susceptible de créer un grand désordre avec pour conséquence des projets mal réalisés. Pourtant, un processus de travail vous aiderait à mieux former vos collaborateurs et serait une référence (à consulter) pour l’équipe à chaque fois. 

3. Un processus de production vous permet de déléguer et de vous concentrer sur d’autres tâches de valeur

Une méthode de travail consignée dans un  processus clairement défini vous aidera donc à vous libérer par exemple des tâches de production pour vous occuper d’autre chose, notamment le marketing et la vente, à déléguer tout en ayant l’assurance que le travail sera réalisé selon les normes de qualité de l’entreprise et dans les délais si celui-ci prévoit un délai de temps pour chacune des tâches.

Pour une petite entreprise de 5 à 10 personnes, vous serez obligé de vous occuper de la production au départ pour que les choses soient bien faites. Mais après, il faudra chercher à gagner d’autres contrats et cela passe effectivement par le marketing et la vente.  Si vous voulez en savoir plus sur la vente, n’hésitez pas à consulter notre article : Comment obtenir 30 à 80 clients potentiels par mois. De plus,  si vous souhaitez confier votre marketing à quelqu’un, contactez-nous.

Revenons au sujet : Créez des processus pour les différentes tâches de votre entreprise, en commençant par la production. Ainsi, cela vous permettra de sauver du temps pour réaliser d’autres tâches.

4. Avec un processus, vous serez capable d’homogénéiser la production

Si vous allez chez McDonald, vous verrez par exemple que les frites ou les boissons sont les mêmes, ainsi que l’expérience client, que vous soyez à Paris, à Montréal ou en Alabama. Ce sont les mêmes burgers, les mêmes frites et les mêmes boissons, tout simplement parce que McDonald a un processus de production de tout.  Tout est codifié, les intervenants savent exactement ce qui doit être fait et comment cela doit être fait, et même la façon de servir ou livrer.

Tout cela permet d’offrir la même expérience à chacun de leur client (Même goût, même façon de servir, etc.).

5. Avec un processus, vous serez capable de prédire le résultat de la production

Vous serez capable de savoir par exemple :

  • Le pourcentage de conversion de vos leads (nombre moyen de leads susceptibles de se convertir en clients sur 100)
  • Le nombre de produits dont vous êtes capable de concevoir par mois selon le processus
  • Le nombre d’heures de travail pour chaque tâche
  • Le délai de livraison pour chaque projet

Sans processus, vous ne pourrez rien prédire, ni donner une estimation de temps de livraison à vos clients, ce qui peut conduire à un manque de fiabilité aux yeux de ces derniers.

Chez DMS par exemple, nous concevons des sites web et par conséquent, nos processus nous permettent de savoir exactement la durée de conception d’un site web. Ainsi, nous sommes capables de donner le nombre de sites web susceptibles d’être livrés chaque mois.

Avoir des processus vous permet donc de prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.

6. Avec un processus, vous ne dépendrez plus du personnel

Il est clair que nous dépendrons toujours des personnes de notre équipe, mais cette dépendance devrait idéalement être limitée si vous voulez garantir un meilleur fonctionnement de votre entreprise. 

Par exemple, si l’employé A est bien formé, et connaît par cœur les valeurs de l’entreprise (comment le produit doit être conçu, quelles sont les étapes de livraison, etc.), peut-être l’employé B ne connaît pas très bien tous ces éléments.  Si l’employé A tombe malade, toute la production et la livraison seront arrêtées jusqu’au rétablissement de ce dernier si vous n’avez pas de processus.

Cependant, si vous avez des processus clairement définis, l’employé B pourra prendre facilement la relève et remplir les tâches selon vos valeurs pour un résultat tout à fait pareil que d’habitude.

Cependant, évitez de vous fier à 100 % au processus

C’est très important de ne pas faire confiance à 100 % au processus, étant donné que les choses peuvent effectivement changer. Comme disent souvent certaines personnes de l’armée : “l’on peut faire tous les plans qu’on veut et une fois sur le champ de bataille, les choses changent”. 

Ne vous fiez donc pas au processus à 100 %, sinon vous aurez dans votre équipe des personnes qui appliquent les recommandations du processus comme des robots, et dès qu’une étape sort de là, ils se perdent complètement. À DMS, nous encourageons l’esprit créatif chez nos collaborateurs.  

Il serait donc important pour vous d’organiser des temps de formation afin d’inciter votre équipe à l’esprit créatif, à savoir trouver des solutions. 

Si vous avez d’autres éléments, n’hésitez pas à nous les mentionner en commentaire. Par ailleurs, vous pouvez poser toutes vos questions en commentaire. 

Vous êtes entrepreneur ? Vous travaillez certainement avec une équipe de collaborateurs. Ainsi, bien que le numérique et l’automatisation soient devenus de véritables tremplins pour l’entreprise, votre production dans la plupart de cas fera souvent intervenir des hommes, et aura ainsi besoin d’une fédération interne d’informations et d’équipes. Pour cela, la conception des processus de production se révèle comme une stratégie à exploiter absolument.

À cet effet, voici 6 raisons pour lesquelles vous devez absolument avoir des processus de production dans votre structure.

1. Avec un processus de production, vous êtes capable de vous dupliquer

Si vous travaillez par exemple avec une équipe de 6 à 10 personnes et sans processus, il est possible que toute l’information soit dans votre tête et que rien ne se fasse en votre absence.

Ainsi, vos collaborateurs ne sauront pas comment procéder ou encore chacun fera les choses selon sa propre compréhension et bonjour la catastrophe. Tout ceci ne vous avancera pratiquement en rien.

Par contre, avec un processus simple et clairement défini, doté de la liste de ce qui doit être fait, et comment cela doit être fait, les choses se feront très simplement sans vous, surtout les tâches d’exécution.

2. Avec un processus de production, vous serez capable de former les gens de votre équipe plus rapidement 

En cas d’absence de processus et d’une conservation de la totalité de  l’information dans votre tête ou sur un papier, vous serez obligé de former chaque personne individuellement. À cet effet, si vous formez la première personne et que l’information reste dans votre tête et dans la sienne, le risque encouru est que ce dernier ne retienne que 30 % de la formation (selon le principe du téléphone arabe).  Par la suite, s’il est chargé de former une deuxième personne, ce dernier risquera de ne retenir à son tour que 30 % de la formation reçue, soit 9 % des informations que vous aurez transmises dès le départ. 

Tout ceci étant susceptible de créer un grand désordre avec pour conséquence des projets mal réalisés. Pourtant, un processus de travail vous aiderait à mieux former vos collaborateurs et serait une référence (à consulter) pour l’équipe à chaque fois. 

3. Un processus de production vous permet de déléguer et de vous concentrer sur d’autres tâches de valeur

Une méthode de travail consignée dans un  processus clairement défini vous aidera donc à vous libérer par exemple des tâches de production pour vous occuper d’autre chose, notamment le marketing et la vente, à déléguer tout en ayant l’assurance que le travail sera réalisé selon les normes de qualité de l’entreprise et dans les délais si celui-ci prévoit un délai de temps pour chacune des tâches.

Pour une petite entreprise de 5 à 10 personnes, vous serez obligé de vous occuper de la production au départ pour que les choses soient bien faites. Mais après, il faudra chercher à gagner d’autres contrats et cela passe effectivement par le marketing et la vente.  Si vous voulez en savoir plus sur la vente, n’hésitez pas à consulter notre article : Comment obtenir 30 à 80 clients potentiels par mois. De plus,  si vous souhaitez confier votre marketing à quelqu’un, contactez-nous.

Revenons au sujet : Créez des processus pour les différentes tâches de votre entreprise, en commençant par la production. Ainsi, cela vous permettra de sauver du temps pour réaliser d’autres tâches.

4. Avec un processus, vous serez capable d’homogénéiser la production

Si vous allez chez McDonald, vous verrez par exemple que les frites ou les boissons sont les mêmes, ainsi que l’expérience client, que vous soyez à Paris, à Montréal ou en Alabama. Ce sont les mêmes burgers, les mêmes frites et les mêmes boissons, tout simplement parce que McDonald a un processus de production de tout.  Tout est codifié, les intervenants savent exactement ce qui doit être fait et comment cela doit être fait, et même la façon de servir ou livrer.

Tout cela permet d’offrir la même expérience à chacun de leur client (Même goût, même façon de servir, etc.).

5. Avec un processus, vous serez capable de prédire le résultat de la production

Vous serez capable de savoir par exemple :

  • Le pourcentage de conversion de vos leads (nombre moyen de leads susceptibles de se convertir en clients sur 100)
  • Le nombre de produits dont vous êtes capable de concevoir par mois selon le processus
  • Le nombre d’heures de travail pour chaque tâche
  • Le délai de livraison pour chaque projet

Sans processus, vous ne pourrez rien prédire, ni donner une estimation de temps de livraison à vos clients, ce qui peut conduire à un manque de fiabilité aux yeux de ces derniers.

Chez DMS par exemple, nous concevons des sites web et par conséquent, nos processus nous permettent de savoir exactement la durée de conception d’un site web. Ainsi, nous sommes capables de donner le nombre de sites web susceptibles d’être livrés chaque mois.

Avoir des processus vous permet donc de prendre des décisions stratégiques pour votre entreprise.

6. Avec un processus, vous ne dépendrez plus du personnel

Il est clair que nous dépendrons toujours des personnes de notre équipe, mais cette dépendance devrait idéalement être limitée si vous voulez garantir un meilleur fonctionnement de votre entreprise. 

Par exemple, si l’employé A est bien formé, et connaît par cœur les valeurs de l’entreprise (comment le produit doit être conçu, quelles sont les étapes de livraison, etc.), peut-être l’employé B ne connaît pas très bien tous ces éléments.  Si l’employé A tombe malade, toute la production et la livraison seront arrêtées jusqu’au rétablissement de ce dernier si vous n’avez pas de processus.

Cependant, si vous avez des processus clairement définis, l’employé B pourra prendre facilement la relève et remplir les tâches selon vos valeurs pour un résultat tout à fait pareil que d’habitude.

Cependant, évitez de vous fier à 100 % au processus

C’est très important de ne pas faire confiance à 100 % au processus, étant donné que les choses peuvent effectivement changer. Comme disent souvent certaines personnes de l’armée : “l’on peut faire tous les plans qu’on veut et une fois sur le champ de bataille, les choses changent”. 

Ne vous fiez donc pas au processus à 100 %, sinon vous aurez dans votre équipe des personnes qui appliquent les recommandations du processus comme des robots, et dès qu’une étape sort de là, ils se perdent complètement. À DMS, nous encourageons l’esprit créatif chez nos collaborateurs.  

Il serait donc important pour vous d’organiser des temps de formation afin d’inciter votre équipe à l’esprit créatif, à savoir trouver des solutions. 

Si vous avez d’autres éléments, n’hésitez pas à nous les mentionner en commentaire. Par ailleurs, vous pouvez poser toutes vos questions en commentaire.